Politique de confidentialité

Mise à jour : février 2022

La protection des données personnelles est prise en compte par la société Examin qui souhaite expliquer de manière claire et transparente comment et pourquoi elle collecte, traite, stocke et utilise vos données personnelles.

La présente politique de confidentialité présente les droits et les outils de contrôle dont vous disposez quant au traitement de vos données personnelles.

 

  1. INTRODUCTION

La présente politique de confidentialité (ci-après la “Politique de Confidentialité”) est proposée par la société Examin, Société par Actions Simplifiée au capital social de  50 000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro  852 305 093 et dont le siège social est situé à l’adresse suivante : :99 bis avenue du Général Leclerc, 75014 Paris (ci-après la “Société”).

La Société met à votre disposition le site Internet suivant : https://www.examin.eu/ (ci-après le “Site”) qui vous permet : 

  • de découvrir la solution de conformité / le logiciel SaaS Examin (ci-après “la Plateforme”)
  • de demander une démo de la Plateforme ; 
  • d’accéder aux articles de l’Exa-blog ;
  • de prendre contact avec la Société ;
  • de prendre rendez-vous pour la présentation de la Plateforme ;
  • d’en savoir plus sur la Société.
  1. QUELLES SONT LES INFORMATIONS VOUS CONCERNANT QUE LA SOCIÉTÉ COLLECTE ? 

Si vous souhaitez prendre contact avec la Société Examin, la Société, en sa qualité de responsable de traitement, collecte vos informations personnelles suivantes :

  • Nom ;
  • Adresse email ;
  • Le nom de votre entreprise ;
  • Numéro de téléphone ;
  • Le contenu de votre message.

Lorsque vous prenez rendez-vous sur le Site pour une présentation de la Plateforme, la Société, qui agit en tant que responsable de traitement, collecte vos données personnelles suivantes :

  • Nom ;
  • Prénom ;
  • Adresse email.

Lors de votre connexion au Site la Société, agissant en tant que responsable de traitement, collecte également vos données personnelles suivantes : 

  • Logs de connexion ; 
  • Données de connexion ; 
  • Adresse IP.
  1. COMMENT ET POURQUOI VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES UTILISÉES ?

La Société utilise vos données personnelles pour les finalités suivantes :

Finalité 

Base légale 

Durée de conservation 

Constitution d’un fichier des clients et de prospects

Le traitement est fondé sur votre consentement ou est nécessaire à l’exécution du  contrat que vous avez conclu avec la Société 

Les données personnelles sont conservées pour une durée de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale avec les clients / dernier contact avec les prospects

Envoi de newsletters, sollicitations (veilles juridiques) et messages promotionnels

Le traitement est fondé sur votre consentement

Jusqu’au retrait de votre  consentement ou 3 ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact avec vous 

Demande de contact : (formulaire de contact) / demande de rendez-vous pour la présentation de la Plateforme

Le traitement est basé sur votre consentement

Les données personnelles sont conservées pour une durée de 3 ans à compter de la réception de la demande de contact / demande de rendez-vous 

Service-client / réclamations 

Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat que vous avez conclu avec la Société 

Les données personnelles sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter de votre réclamation 

Gestion des candidatures spontanées

Le traitement est basé sur votre consentement

Les données personnelles sont conservées pour une durée de 2 ans à compter de  votre candidature ou seront immédiatement supprimées si vous en faite la demande à la Société 

Gestion des demandes de droits d’accès, de portabilité, d’effacement, de limitation de traitement, de rectification et d’opposition

Le traitement est nécessaire pour répondre à vos demandes et  est basé sur votre consentement 

Jusqu’à 1 an à compter de la demande d’exercice de vos droits

Gestion des demandes de droit d’opposition à la prospection commerciale

Le traitement est nécessaire afin de répondre à la demande d’exercice de votre droit  d’opposition

Jusqu’à 3 ans à compter de l’exercice de votre droit d’opposition 

 

  1. COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

Vos données personnelles sont conservées uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle la Société détient ces données, afin de répondre à vos besoins, pour remplir ses obligations légales ou réglementaires, afin de lui permettre d’exercer ses droits et/ou à des fins statistiques ou historiques. 

 

A l’issue des durées mentionnées ci-dessus, vos données personnelles seront supprimées ou la Société procèdera à leur anonymisation.

 

 

  1. AVEC QUELS TIERS LA SOCIÉTÉ PARTAGE-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

L’accès à vos données personnelles est restreint aux seules personnes ayant besoin de ces données personnelles afin de réaliser la finalité propre au traitement.

Vos données personnelles sont traitées par le personnel habilité de la Société et par les prestataires qui soutiennent l’activité de la Société. 

Vos données personnelles sont également recueillies par la société OVH, qui héberge le Site sur des serveurs situés en France.

Vos données personnelles peuvent également être communiquées par la Société à des tiers :

  • si la loi ou une procédure juridique impose à la Société de partager vos données personnelles  ;
  • en réponse à la demande d’une autorité publique ou judiciaire (notamment en cas de réquisition judiciaire) ;
  • lorsque la Société considère que la transmission de vos données personnelles est nécessaire ou appropriée afin d’assurer la sécurité des personnes ou protéger le public.

 

  1. QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

 

Vous disposez des droits suivants :

Droits d’accès et de rectification

Vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles. 

Vous pouvez également demander la rectification de vos données à caractère personnel qui seraient inexactes ou à ce que vos données incomplètes soient complétées.

Vous avez aussi le droit de connaître l’origine de vos données à caractère personnel.

Droit de suppression

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles lorsque :

  1. les données ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
  2. vous avez choisi  de retirer votre consentement (dans les cas où le consentement a été collecté comme base juridique du traitement), ce retrait n’impactant pas la licéité du traitement avant sa mise en œuvre ;
  3. vous vous êtes opposés au traitement ;
  4. les données ont été traitées de manière illicite ;
  5. les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; ou
  6. leur suppression est requise pour garantir la conformité à la législation en vigueur notamment au regard des durées de conservation applicables aux données personnelles collectées.

Droit d’opposition 

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans le respect des obligations légales de la Société 

Droit à la limitation

Vous pouvez également demander la limitation au traitement de vos données à caractère personnel si :

  1. vous  contestez  l’exactitude de ces données ;
  2. la Société n’a plus besoin de ces données pour les besoins du traitement ; et
  3. vous vous êtes opposés au traitement des données.

Droit de ne pas faire l’objet d’une
décision fondée
exclusivement sur un traitement
automatisé des données

Vous avez la possibilité de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative, notamment basé sur le profilage.

Droit à la portabilité

Vous pouvez demander à la Société de vous fournir vos données personnelles dans un format structuré, communément utilisé, lisible par une machine, ou demander à ce qu’elles soient « portées » directement à un autre responsable du traitement à conditions que :

  1. le traitement soit fondé sur votre consentement; et
  2. qu’il soit réalisé par des moyens automatisés.

Droit d’émettre des directives anticipées sur le traitement de vos données personnelles après votre décès

En application de l’article 85, I de la Loi informatique et Libertés du 6 janvier 1978 telle que modifiée,vous pouvez définir des directives sur l’exercice de vos droits prévus par cette section après votre décès (notamment sur la durée de conservation, la suppression et/ou la communication de vos données personnelles), ainsi que désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits.


En l’absence de telles directives, la Société fera droit aux demandes de vos héritiers, tel que limitativement énoncé à l’article 85, II de la Loi Informatique et Libertés.

Droit d’introduire une réclamation  auprès d’une autorité de contrôle

Si vous avez des préoccupations ou des réclamations en ce qui concerne la protection de vos données personnelles, vous disposez d’un droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés via le lien suivant : Plaintes en ligne | CNIL

La CNIL est également joignable aux coordonnées suivantes : 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris – téléphone : 01 53 73 22 22.

Vous êtes invités à en informer le Référent à la Protection des Données de la Société au préalable afin que celui-ci puisse traiter votre demande et tenter de trouver une solution amiable.

 

  1. COMMENT POUVEZ-VOUS EXERCER VOS DROITS ?

Vous pouvez exercer les droits précités et/ou poser toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel par la Société par courriel à l’adresse mail suivante :  privacy@examin.eu ou par courrier postal à l’adresse suivante : Société Examin, 99 bis avenue Général Leclerc, 75014 Paris.

Afin que la Société traite le plus rapidement possible la demande, vous pouvez indiquer dans votre demande son objet et le contexte dans lequel vos données personnelles ont été collectées par la Société. Vous devrez également fournir la copie recto verso de votre carte d’identité.

 

  1. COMMENT LA SOCIÉTÉ SÉCURISE-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES?

La Société veille à sécuriser vos données personnelles en mettant en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et met en place des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, tout moyen permettant de rétablir la disponibilité et l’accès à vos données personnelles, ainsi qu’une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles mises en place.

 

  1. LES LIENS SUR LE SITE DE LA SOCIÉTÉ VERS DES SITES DE TIERS

Afin d’améliorer la qualité du Site, la Société peut inclure sur le Site des liens renvoyant vers des sites de tiers. Ces sites ont une Politique de confidentialité différente et indépendante de celle de la Société. Vous êtes invité à consulter la Politique de confidentialité des sites tiers que vous visitez. 

 

  1. COOKIES

Les dispositions relatives au dépôt de cookies sur le Site figurent dans la Politique de gestion des cookies disponible sur le Site.

 

  1. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ​

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée. La Société vous conseille donc de consulter régulièrement cette page du Site. En cas de modification importante de la Politique de Confidentialité, la Société vous avisera de ces modifications.