Politique de confidentialité
Mise à jour : août 2023
La protection des données personnelles est prise en compte par la société Examin qui souhaite expliquer de manière claire et transparente comment et pourquoi elle collecte, traite, stocke et utilise vos données personnelles.
La présente politique de confidentialité présente les droits et les outils de contrôle dont vous disposez quant au traitement de vos données personnelles.
1. INTRODUCTION
La présente politique de confidentialité (ci-après la “Politique de Confidentialité”) est proposée par la société Examin, Société par Actions Simplifiée au capital social de 50 000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 852 305 093 et dont le siège social est situé à l’adresse suivante : :99 bis avenue du Général Leclerc, 75014 Paris (ci-après la “Société”).
La Société met à votre disposition le site Internet suivant : https://www.examin.eu/ (ci-après le “Site”) qui vous permet :
- de prendre contact avec la Société ;
- de découvrir la solution de conformité / le logiciel SaaS Examin développé par la Société (ci-après « la Plateforme ») ;
- de prendre rendez-vous pour demander une démonstration de la Plateforme ;
- d’en savoir plus sur la Société.
2. QUELLES SONT LES INFORMATIONS VOUS CONCERNANT QUE LA SOCIÉTÉ COLLECTE ?
Conformément aux lois et réglementations en vigueur, la Société, agissant en tant que responsable de traitement, collecte certaines de vos données personnelles lors de votre visite sur le Site.
Si vous souhaitez prendre contact avec la Société Examin, la Société, en sa qualité de responsable de traitement, collecte vos informations personnelles suivantes :
- Nom ;
- Adresse email ;
- Le nom de votre entreprise ;
- Numéro de téléphone ;
- Le contenu de votre message.
Lorsque vous prenez rendez-vous sur le Site pour une présentation de la Plateforme, la Société, qui agit en tant que responsable de traitement, collecte vos données personnelles suivantes :
- Nom ;
- Prénom ;
- Adresse email.
Lors de votre connexion au Site la Société, agissant en tant que responsable de traitement, collecte également vos données personnelles suivantes :
- Logs de connexion ;
- Données de connexion ;
- Adresse IP.
3. COMMENT ET POURQUOI VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES UTILISÉES ?
La Société utilise vos données personnelles pour les finalités suivantes :
| Finalité | Base légale | Durée de conservation |
| Gestion des demandes de rendez-vous pour la démonstration de la Plateforme/ gestion des demandes de contact | Le traitement est fondé sur votre consentement | Les données personnelles sont conservées pour une durée maximale de 3 ans à compter de la réception de la demande de rendez-vous / de contact |
| Constitution d’un fichier clients | Le traitement est fondé sur l’exécution du contrat que vous avez conclu avec la Société | Les données personnelles sont conservées pour une durée maximale de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale avec vous |
| Prospection commerciale | Le traitement est fondé sur votre consentement | Les données personnelles sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement et pour une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact avec vous |
| Envoi de newsletters, sollicitations (veilles juridiques) et messages promotionnels | Le traitement est fondé sur votre consentement | Les données personnelles sont conservées jusqu’au retrait de votre consentement et pour une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact avec vous |
| Service-client / réclamations | Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat que vous avez conclu avec la Société | Les données personnelles sont conservées pendant une durée maximale de 5 ans à compter de la réception de votre demande |
| Gestion des candidatures spontanées | Le traitement est fondé sur votre consentement | Les données personnelles sont conservées pour une durée maximale de 2 ans à compter de votre candidature ou seront immédiatement supprimées si vous demandez leur suppression à la Société |
| Gestion des demandes de droits d’accès, de portabilité, d’effacement, de limitation de traitement, de rectification et d’opposition | Le traitement est fondé sur une obligation légale à laquelle est soumise la Société | Les données personnelles sont conservées pendant une durée maximale d’1 an à compter de la réception de votre demande |
| Gestion des demandes de droit d’opposition à la prospection commerciale | Le traitement est nécessaire afin de répondre à la demande d’exercice de votre droit d’opposition | Les données personnelles sont conservées pendant une durée maximale d’1 an à compter de la réception de votre demande |
4. COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVÉES ?
Vos données personnelles sont conservées uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle la Société détient ces données, afin de répondre à vos besoins, pour remplir ses obligations légales ou réglementaires, afin de lui permettre d’exercer ses droits et/ou à des fins statistiques ou historiques.
A l’issue des durées mentionnées ci-dessus, vos données personnelles seront supprimées ou la Société procèdera à leur anonymisation.
5. AVEC QUELS TIERS LA SOCIÉTÉ PARTAGE-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
L’accès à vos données personnelles est restreint aux seules personnes ayant besoin de ces données personnelles afin de réaliser la finalité propre au traitement.
Vos données personnelles sont destinées au personnel habilité de la Société.
Vos données personnelles sont également recueillies par la société OVH (2 rue Kellermann, 59100, Roubaix), qui héberge le Site sur des serveurs situés en France.
Vos données personnelles peuvent également être communiquées par la Société à des tiers :
- si la loi ou une procédure juridique impose à la Société de partager vos données personnelles ;
- en réponse à la demande d’une autorité publique ou judiciaire (notamment en cas de réquisition judiciaire) ;
- lorsque la Société considère que la transmission de vos données personnelles est nécessaire ou appropriée afin d’assurer la sécurité des personnes ou protéger le public.
6. QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Vous disposez des droits suivants :
| Droits d’accès et de rectification |
Vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles Vous pouvez également demander la rectification de vos données personnelles qui seraient inexactes ou à ce que vos données personnelles incomplètes soient complétées Vous avez aussi le droit de connaître l’origine de vos données personnelles |
| Droit de suppression |
Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles lorsque :
|
| Droit d’opposition | Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans le respect des obligations légales de la Société |
| Droit à la limitation |
Vous pouvez également demander la limitation au traitement de vos données personnelles si :
|
| Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé des données |
Vous avez la possibilité de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative, notamment basé sur le profilage |
| Droit à la portabilité |
Vous pouvez demander à la Société de vous fournir vos données personnelles dans un format structuré, communément utilisé, lisible par une machine, ou demander à ce qu’elles soient « portées » directement à un autre responsable du traitement à conditions que :
|
| Droit d’émettre des directives anticipées sur le traitement de vos données personnelles après votre décès |
En application de l’article 85, I de la Loi informatique et Libertés du 6 janvier 1978 telle que modifiée, vous pouvez définir des directives sur l’exercice de vos droits prévus par cette section après votre décès (notamment sur la durée de conservation, la suppression et/ou la communication de vos données personnelles), ainsi que désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits En l’absence de telles directives, la Société fera droit aux demandes de vos héritiers, tel que limitativement énoncé à l’article 85, II de la Loi Informatique et Libertés |
| Droit de retirer votre consentement |
Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles à tout moment Le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité d’un traitement effectué par la Société sur la base de votre consentement avant votre retrait ou la licéité d’un traitement fondé sur une autre base légale tel que par exemple l’exécution d’un contrat entre vous et la Société |
| Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle |
Si vous avez des préoccupations ou des réclamations en ce qui concerne la protection de vos données personnelles, vous disposez d’un droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés via le lien suivant : Plaintes en ligne | CNIL La CNIL est également joignable aux coordonnées suivantes : 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris – téléphone : 01 53 73 22 22. Vous êtes invités à en informer le Délégué à la Protection des Données de la Société au préalable afin que celui-ci puisse traiter votre demande et tenter de trouver une solution amiable |
7. COMMENT POUVEZ-VOUS EXERCER VOS DROITS ?
Vous pouvez exercer les droits précités et/ou poser toute question relative au traitement de vos données personnelles par la Société par courriel à l’adresse mail suivante : privacy@examin.eu ou par courrier postal à l’adresse suivante : Société Examin, 155 rue du Faubourg Saint-Denis, 75010, Paris.
Afin que la Société traite le plus rapidement possible votre demande, vous pouvez indiquer dans cette dernière son objet et le contexte dans lequel vos données personnelles ont été traitées par la Société.
En cas de doute raisonnable sur votre identité, la Société pourra vous demander de lui fournir la copie recto verso d’une pièce d’identité en cours de validité. Cette dernière sera supprimée par la Société dès lors qu’il aura été fait droit à votre demande.
La Société peut conserver la copie de votre pièce d’identité à des fins uniques d’établissement de preuves, en cas de litige avec vous.
8. COMMENT LA SOCIÉTÉ SÉCURISE-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES?
La Société́ veille à sécuriser vos données personnelles en mettant en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité́ adapté au risque et met en place des moyens permettant de garantir la confidentialité́, l’intégrité́, la disponibilité́ et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, tout moyen permettant de rétablir la disponibilité́ et l’accès à vos données personnelles, ainsi qu’une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité́ des mesures techniques et organisationnelles mises en place.
9. LES LIENS SUR LE SITE DE LA SOCIÉTÉ VERS DES SITES DE TIERS
Afin d’améliorer la qualité́ du Site, la Société peut inclure sur le Site des liens renvoyant vers des sites tiers à la Société. Ces sites ont une politique de confidentialité́ différente et indépendante de celle de la Société. Vous êtes invités à consulter la Politique de confidentialité́ des sites tiers que vous visitez.
10. COOKIES
Les dispositions relatives au dépôt de cookies sur le Site figurent dans la Politique de gestion des cookies disponible sur le Site.
11. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La présente Politique de confidentialité peut être modifiée. La Société vous conseille donc de consulter régulièrement cette page du Site. En cas de modification importante de la Politique de Confidentialité́, la Société vous avisera de ces modifications.
12. LANGUE DU SITE
La présente Politique de Confidentialité est rédigée en langue française. Dans le cas où elle serait traduite en une ou plusieurs langues étrangères, seule la version française fera foi en cas de litige.